Достоверность — один из принципов бухгалтерского учета. Поэтому периодически организации и предприниматели проводят сверку расчетов друг с другом. Это помогает найти и устранить ошибки в учете.
Акт сверки — это двусторонний документ между поставщиком и покупателем, в котором обычно указывают:
- наименование организаций (или ИП);
- сальдо расчетов на начало периода;
- обороты по дебету и кредиту у каждой стороны за сверяемый период;
- дату и наименование документа, на основании которого проведена операция по дебету или кредиту;
- сальдо расчетов на конец периода, то есть сумму долга одной стороны перед другой.
Акт — это не обязательный документ, периодичность его составления не регламентирована. На практике бухгалтерия часто использует этот документ, чтобы исключить ошибки перед составлением отчетности.
Обычно сверку взаиморасчетов делают поквартально нарастающим итогом. Это связано с тем, что большую часть налогов и авансовых платежей по ним нужно платить таким же образом. Например, УСН, НДС и налог на прибыль.
Зачем составлять акт сверки
Проверка взаиморасчетов решает сразу несколько задач. Разберем каждую из них подробнее.
Сверить данные бухгалтерского и налогового учета
Это самая известная цель составления акта. Контрагенты проводят инвентаризацию расчетов друг перед другом. Например, бухгалтерия покупателя может обнаружить, что забыла учесть одну из накладных.
Иногда в акт сверки добавляют отдельную колонку с НДС. Это помогает поставщикам и покупателям проверить реквизиты счетов-фактур и суммы «исходящего» и «входного» НДС, чтобы в будущем избежать требований со стороны налоговой.
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация обязана проводить инвентаризацию не только имущества, но и расчетов (ст. 11 ФЗ от 06.12.2020 № 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99). В этом может помочь сверка взаиморасчетов с контрагентами.
Найти долг или переплату
На основании проверки стороны выявляют задолженность друг перед другом. Виды задолженности могут быть разные:
- долг покупателя за уже отгруженные товары;
- долг поставщика по авансу или переплате от покупателя;
- долг заемщика перед займодавцем по процентам и телу займа и так далее.
Крупная задолженность обычно на контроле у ответственных сотрудников компании. По акту сверки взаиморасчетов на практике находят небольшие долги.
Прервать срок исковой давности
Об этой особенности могут знать не все. В общем случае срок исковой давности для взыскания задолженности — три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Он начинает течь со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о наличии долга (п. 1 ст. 200 ГК РФ).
Если с задолженностью в течение трех лет ничего не делать, то даже через суд взыскать ее будет сложно. Должник просто сошлется на истечение срока исковой давности, и судья прекратит разбирательство.
Акт прерывает срок исковой давности. Трехлетний период начинает течь заново с даты подписания документа. Даже если контрагент в суде заявит об истечении искового срока, достаточно будет предъявить суду акт сверки взаиморасчетов, чтобы он продлил срок на подачу иска.
Например, с момента возникновения долга у покупателя прошло два года. Значит, на обращение в суд остался один год. Этот срок можно продлить, подписав акт сверки. Тогда обратиться в суд можно будет в течение трех лет с момента подписания, несмотря на то, что до этого уже прошло два года.
Устраняйте расхождения по НДС, получайте полный вычет с Контур.НДС+
Попробовать бесплатно
Кто делает акт сверки
Акт может составить любая сторона: продавец, покупатель, заемщик, займодавец и так далее. Обычно акт составляет бухгалтерия организации на основании первичных документов: товарных накладных, УПД, платежных поручений, а также на основании счетов-фактур, если стороны добавили данные о суммах НДС.
Сторона, составившая акт, направляет документ другой стороне на подпись. Пока сверка не подписана двумя контрагентами, документ не будет иметь юридической силы.
Как правильно сделать сверку
Свериться можно на любую дату. На практике ее проводят либо на последний день отчетного периода (месяца, квартала, полугодия и так далее), либо по факту исполнения сторонами всех обязательств, то есть после отгрузки и получения оплаты.
Сделать сверку можно в разрезе:
- периода;
- договора;
- номенклатуры;
- конкретной сделки.
Эту детализацию можно комбинировать. Например, стороны могут составить акт в рамках одного конкретного договора за отчетное полугодие.
Сверка состоит из двух частей: сведения поставщика и сведения покупателя. Каждая сторона должна самостоятельно заполнить свой блок. Если расхождений нет, акт можно подписать. Если есть расхождения, их нужно отдельно отразить в документе.
С каждой стороны акт подписывают бухгалтер и руководитель компании. Также это сделать может иное лицо, имеющее доверенность на подписание этого документа за директора и бухгалтера.
Поможет ли акт сверки в суде
Сверка подтверждает состояние взаиморасчетов между сторонами. Суд примет его в качестве доказательства, но оно не будет бесспорным. Без первичных документов доказать наличие долга у контрагента будет сложно.
Дело в том, что этот документ не отвечает признакам сделки, согласно ст. 153 ГК РФ. Поэтому суд будет истребовать все доказательства, подтверждающие возникновение долга: договоры, накладные, акты, платежки и даже переписку.
Что делать, если в акте сверки была ошибка
Акт сверки обычно формирует учетная система на основании записей об операциях, которые провел бухгалтер. Если что-то было забыто, то в документе будет указана неверная сумма долга.
Если ошибка была обнаружена после подписания акта, стоит провести сверку заново. Лучше всего составить новый документ и написать письмо с описанием допущенной ошибки.
В какой форме составлять акт сверки
Законодательно утвержденной формы для сверки взаиморасчетов нет. Кроме того, акт не является первичным учетным документов, поэтому в нем не нужно отражать все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 ФЗ от 06.12.2020 № 402-ФЗ.
Акт взаиморасчетов условно можно разбить на три части: вводную, табличную и заключительную.
В вводной части указывают:
- наименование документа;
- договор, в рамках которого проводится сверка;
- период, за который составлен акт;
- реквизиты подписантов.
Табличная часть — это основа акта. Обычно она состоит из восьми граф — по четыре графы для каждой из сторон:
- графа 1 — дата записи;
- графа 2 — наименование операции и реквизиты документа;
- графа 3 — оборот по дебету;
- графа 4 — оборот по кредиту.<
Также в табличной части указывают сальдо расчетов на начало и конец проверяемого периода и сумму оборотов по дебету и кредиту.
Иногда добавляют дополнительную графу для суммы НДС. Обычно это делают компании, которые отгружают товары и услуги с разными ставками налога на добавленную стоимость.
Под таблицей текстом пишут сумму задолженности одного контрагента перед другим на конкретную дату.
Заключительная часть — это подписи и печати сторон сверки.
Образец акта сверки взаиморасчетов
Как подписать акт сверки
Акт сверки можно составить в сервисах Контур.Эльба или Контур.Бухгалтерия. Подписывают документ на «бумаге» либо через систему электронного документооборота. Например, через Контур.Диадок. После того как документ подписан с двух сторон, сверка считается проведенной. С даты его подписания следует исчислять срок исковой давности.
Со сверкой НДС поможет Контру.НДС+. Сервис сопоставляет сведения из деклараций покупателей и их поставщиков и сигнализирует о возможных разрывах по НДС до отправки отчетности в налоговую. Значит, исправить ошибки можно будет до того, как придет требование из ФНС.
Источник: https://kontur.ru/sverka-nds/spravka/45143-akt_sverki
